Reservierungen
Tischreservierungen — die Tagesansicht, der Saalplan, die Regeln für Online-Buchungen und was mit einer Buchung von der Anfrage bis zum Ende passiert.
Reservierungen ist ein Zusatzmodul für ein Lokal mit Gastraum: Gäste buchen einen Tisch über die Shop-Seite oder rufen an, und Sie sehen den ganzen Tag auf einer Zeitleiste.
Wann es verfügbar ist
Das Modul Reservierungen funktioniert nur, wenn:
- Ihr Tarif es enthält (die Berechtigung für Reservierungen unter Einstellungen → Abonnement) oder der Delieta-Support es Ihnen freigeschaltet hat,
- Sie es unter Einstellungen → Module eingeschaltet haben,
- Sie den Shop eingeschaltet haben — Zusatzmodule funktionieren nur zusammen mit ihm.
Ein ausgeschaltetes Modul wird nicht versteckt: Jeder der drei Reiter zeigt die Meldung „Reservierungen sind aus“ und die Schaltfläche Zu den Modulen. Die Regeln für Tarife und Module stehen unter Module und Abonnement.
Im Panel-Menü steht das Modul in der Gruppe Zusatzmodule. Es hat drei Reiter: Tag, Saal und Einstellungen.
Tag
Der Reiter Tag ist eine Zeitleiste der Tische für den gewählten Tag, darunter die Liste der Buchungen.
- Den Tag wechseln Sie mit den Pfeilen, der Schaltfläche Heute oder der Datumsauswahl.
- Die Seite aktualisiert sich alle 10 Sekunden von selbst, sodass eine neue Online-Buchung ohne Klick erscheint.
- Die Schaltfläche Ton einschalten aktiviert einen Signalton für neue Buchungen. Die Einstellung gilt für diesen Browser.
- Die Zeitleiste braucht Tische. Solange Sie keine haben, sehen Sie den Hinweis „Fügen Sie im Reiter Saal Tische hinzu“.
Mit der Schaltfläche Neue Reservierung erfassen Sie eine telefonische Buchung oder einen Gast ohne Anmeldung. Sie geben Tag, Uhrzeit, Personenzahl, Namen und Telefon an, optional E-Mail und Notizen. Einen Tisch wählen Sie selbst oder lassen „Automatisch wählen“ stehen.
Eine manuelle Buchung unterliegt weder Öffnungszeiten noch Vorlaufzeit noch dem Online-Limit für die Gruppengröße. Nur zwei Dinge zählen: Der gewählte Tisch bietet genug Plätze, und er ist zu dieser Zeit frei.
Buchungsstatus
| Status | Bedeutung | Was Sie tun können |
|---|---|---|
| Zu bestätigen | Der Gast hat online angefragt und wartet auf Sie | Bestätigen oder Ablehnen |
| Bestätigt | Der Termin steht | Platzieren, Stornieren oder Nicht erschienen |
| Platziert | Die Gäste sitzen am Tisch | Abschließen |
| Abgeschlossen | Nach dem Besuch | nichts — der Status ist endgültig |
| Storniert | Abgelehnt oder abgesagt | nichts — der Status ist endgültig |
| Nicht erschienen | Der Gast kam nicht | nichts — der Status ist endgültig |
Wo eine Buchung beginnt:
- Online (von der Shop-Seite) — „Zu bestätigen“, es sei denn, Sie schalten Automatisch bestätigen ein. Dann ist sie sofort „Bestätigt“.
- Telefon und Laufkundschaft (im Panel erfasst) — immer sofort „Bestätigt“.
- Partnersystem — eine Buchung, die aus Ihrem eigenen System über die Partner-API gespeichert wird; ebenfalls sofort „Bestätigt“.
Jede Buchung hat eine kurze Referenznummer, die der Gast sieht.
Saalplan
Der Reiter Saal ist der Plan des Lokals. Gäste buchen konkrete Plätze, deshalb muss der Plan mit dem übereinstimmen, was im Raum steht.
- Tisch hinzufügen setzt einen Tisch auf den Plan. Ziehen Sie ihn mit der Maus, oder wählen Sie ihn aus und bewegen Sie ihn mit den Pfeiltasten.
- Für einen Tisch legen Sie fest: Nummer, Zone, mindestens und höchstens Personen, Größe, Form (rechteckig oder rund) und Drehung.
- Der Schalter Online buchbar blendet den Tisch für Gäste aus — dann weisen nur Sie ihn im Panel zu.
- Zonen sind Bereiche des Lokals, zum Beispiel Hauptsaal, Garten, Empore. Eine Zone mit Tischen können Sie nicht löschen — verschieben Sie zuerst die Tische.
- Änderungen speichern Sie mit der Schaltfläche Änderungen speichern.
- Löschen Sie keinen Tisch mit bevorstehenden Buchungen, ohne diese Buchungen vorher zu verschieben oder zu stornieren.
Hat der Shop mehrere Sprachen, übersetzen Sie Zonennamen im Reiter Saal oder unter Übersetzungen.
Regeln für Online-Buchungen
Der Reiter Einstellungen enthält die Regeln, nach denen Gäste online buchen. Bis Sie Einstellungen speichern, gelten diese Standardwerte:
| Einstellung | Standard | Was sie bewirkt |
|---|---|---|
| Abstand zwischen Uhrzeiten | 15 Minuten | In welchem Abstand der Gast freie Zeiten sieht |
| Dauer einer Buchung | 120 Minuten (2 Stunden) | Wie lange ein Tisch blockiert ist |
| Frühestens vor dem Besuch | 60 Minuten | Wie kurz vor dem Besuch ein Gast noch buchen kann |
| Höchstens im Voraus | 30 Tage | Wie weit in die Zukunft die Buchung offen ist |
| Max. Personen online | 8 | Größere Gruppen rufen im Lokal an |
| Automatisch bestätigen | aus | Wenn an, werden Online-Buchungen sofort bestätigt |
Die Dauer einer Buchung ist ein Wert für das ganze Lokal: von 15 Minuten bis 8 Stunden.
Benachrichtigungen
Tragen Sie im Feld E-Mail des Personals das Postfach ein, das bei jeder neuen Online-Buchung eine Nachricht erhalten soll. Im Panel erfasste Buchungen benachrichtigen niemanden. Der Gast erhält eine Bestätigung, wenn seine Buchung bestätigt wird.
Das Feld Telefon des Personals (SMS) wird gespeichert, aber SMS werden noch nicht versendet — wir warten auf einen SMS-Anbieter.
Öffnungszeiten und geschlossene Tage
Die freien Zeiten, die Gäste sehen, ergeben sich aus den Öffnungszeiten (Beschreibung) und dem Abschnitt Geschlossene Tage. Beides legen Sie unter Einstellungen → Firma fest.
- Ein Tag, der in den Öffnungszeiten als geschlossen markiert ist, hat keine freien Zeiten.
- Ein Tag unter Geschlossene Tage hat ebenfalls keine. Dieselbe Liste schließt auch Tage für Shop-Bestellungen.
- Ohne eingestellte Öffnungszeiten sieht ein Gast gar keine freie Zeit.
- Eine Buchung muss vor Ladenschluss passen: Startzeit plus Buchungsdauer darf die Schließzeit nicht überschreiten.
Ein Tisch, eine Buchung
Delieta lässt nicht zu, dass derselbe Tisch in überlappenden Zeiten gebucht wird. Die Sicherung sitzt in der Datenbank und wirkt daher auch, wenn zwei Personen in derselben Sekunde klicken: Die erste gewinnt, die zweite erhält die Meldung „Dieser Tisch ist zu dieser Zeit bereits belegt“ oder „Dieser Termin ist bereits vergeben“ und wählt eine andere Zeit.
Ein belegter Tisch blockiert den Termin auch dann, wenn das Personal die Buchung im Panel erfasst.
Shop-Seite und API
Online-Buchungen nimmt die Shop-Seite entgegen. Der Shop liest den Saalplan und die freien Zeiten und speichert die Buchung über die Partner-API. Ist das Modul aus, antwortet die API mit 403 und dem Code module_disabled.